Anmeldeformular: Lösungstag Webportal: Rund um Lohn und Gehalt, 17.09.2013, 09:30 - 11:30 Uhr

Einfach ausfüllen und beim Lösungstag teilnehmen!
Die Veranstaltung finden am 17.09. statt und startet um 09:30 Uhr. Dauer: 2 Stunden.

Beschreibung
Personalwirtschaft kann nicht nur Entgeltabrechnung! Mit dem Webportal der Sage können Sie bzw. Ihre Mitarbeiter Daten elektronisch einpflegen und abrufen wie beispielweise die Reisekostenabrechnungen, Urlaubsplanung und Zeiteinträge. Die Stempelzeiten werden im Payroll Modul ausgewertet. Ein weiterer Vorteil: Lohnscheine müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Sie stellen diese einfach um Webportal Ihren Mitarbeitern zu Verfügung. Diese können sich die Lohnscheine anzeigen lassen. Super ist- Alle Module sind nicht voneinander abhängig und können auch einzeln eingesetzt werden. Beim Lösungstag wird Ihnen Frau Stephanie Schneider die Vorteile der Module aufzeigen und Ihnen das Webportal näher bringen.

Highlight ist: Alle Teilnehmer nehmen gleichzeitig an unserer Verlosung teil, bei der Sie das Reisekostenmodul gewinnen können!
Der Lösungstag kostet p.P. 59,00 Euro.

Anmeldeformular: SEPA Webseminar für unsere Sage New Classic Kunden am 22.08.2013

Einfach ausfüllen und beim Webseminar mitmachen!
Das Seminar finden am 22.08. um 11:00 Uhr statt und dauert ca. eine Stunde.

Anmeldeformular: SEPA Webseminar für unsere Sage New Classic Kunden am 22.08.2013 (2)

Einfach ausfüllen und beim Webseminar mitmachen!
Das Seminar finden am 22.08. um 11:00 Uhr statt und dauert ca. eine Stunde.

SEPA- Checkliste

Unbenanntes DokumentEs sei fünf vor zwölf, sagt Dr. Bernhard Rohleder, Hauptgeschäftsführer beim BITKOM. „Wer nicht rechtzeitig auf SEPA umstellt, dem droht die Zahlungsunfähigkeit“, so Rohleder mahnend. Die drastischen Worte vom Chef des Branchenverbands der IT-Industrie in Deutschland haben einen ernsten Hintergrund. Eine Umfrage unter deutschen Unternehmen von Ende 2012 ergab, dass fast die Hälfte speziell der kleinen und mittleren Unternehmen nicht oder nur wenig über den neuen europäischen Zahlungsverkehrsraum (SEPA) weiß.

Ob das auch für Kunden von Sage Software gilt, die bereits seit 2008 SEPA-Überweisungen mit Office Line und Classic Line ausführen können und für die es seit Anfang 2012 umfangreiche Informationen zur SEPA-Umstellung gibt, lässt sich aus der Umfrage leider nicht heraus lesen. Laut dem Feedback von Teilnehmern eines Sage Online-Seminars zu FiBu- und ReWe-Themen befassen sich bereits 90% unserer Kunden mit dem Thema SEPA. Das wäre sehr positiv. 31% der Kunden plant bis Juli 2013 die Umstellung abzuschließen. Weitere 28% wollen im Herbst fertig sein. Eng werden könnte es allerdings für die restlichen 41%, die erst bis Anfang 2014 die SEPA-Umstellung abschließen wollen oder noch gar keinen Termin für das Projekt nennen konnten. Denn SEPA hat die Dimension der Euro-Einführung zum 1.1.1999.

Bis Ende April 2013 wurden von der Deutschen Bundesbank 363.494 Gläubiger-ID vergeben. Das sind knapp 9% aller 3,6 Mio. Unternehmen und 500.000 Vereine in Deutschland, die diese Nummer brauchen, um am Lastschriftverfahren teilzunehmen.

Setzen Sie ein SEPA-Projekt auf

Wer mit Office Line und Classic Line „nur“ SEPA-Überweisungen tätigt und keine Lastschriften einzieht, hat es etwas leichter, sich vorzubereiten. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Tipps:

  1. Rechnen Sie nicht damit, dass die Umstellung auf SEPA noch einmal verschoben wird. SEPA ist ein europäisches Projekt. Nur weil Deutschland noch nicht soweit ist, werden die anderen 31 Länder die Einführung von SEPA nicht aussetzen.
  2. Analog zur Euro-Einführung 1999 empfehlen wir, im Unternehmen einen SEPA-Beauftragten zu benennen. Diese Person sollte alle Abläufe, die im Zusammenhang mit dem Zahlungsverkehr stehen daraufhin untersuchen, ob Sie SEPA-fähig sind.
  3. Prüfen Sie das Alter Ihrer ERP-Software. Versionsstände von Office Line und Classic Line, die älter sind als 2008, unterstützen kein SEPA. In diesen Fällen muss eine neue Software angeschafft werden, wenn der Zahlungsverkehr weiterhin durch die ERP-Software ausgeführt werden soll.
  4. Kommunizieren Sie ab sofort Ihre eigene IBAN und BIC an Kunden und Lieferanten. Sorgen Sie durch einen Aufdruck dieser Information auf jede Korrespondenz dafür, dass Ihr geschäftliches Netzwerk Ihre Daten erhält (z.B. über die Funktion „Werbetext“).
  5. Fordern Sie von Lieferanten deren IBAN und BIC explizit an, wenn Ihnen diese bisher nicht unaufgefordert mitgeteilt worden sind.
  6. Der SEPA-Konvertierungsassistent kann Ihnen helfen, Kontonummern und Bankleitzahlen in IBAN und BIC umzuwandeln. Allerdings hat die Bundesbank bis heute noch nicht die Regeln veröffentlicht, nach denen die neuen aus den alten Daten zu bilden sind. Etwa 50 Banken haben Sonderregeln beantragt. Erst wenn das Regelwerk offiziell veröffentlicht wurde (wir erwarten es im Sommer 2013), kann der Sage-Konvertierungsassistent eine bessere Umstellungsrate erzielen.
  7. Sorgen Sie für eine gute Datenqualität der alten Bankverbindungen. Die Konvertierung steht und fällt damit, wie gut Ihre Daten gepflegt sind. Bankverbindungen, die nicht mehr existieren oder mit deren Besitzer Sie seit längerer Zeit keine Geschäfte mehr durchgeführt haben, sollten besser gelöscht oder beendet werden, bevor die Konvertierung gestartet wird. Denken Sie bitte auch daran, dass Banken erst vor kurzer Zeit fusioniert sein können (z.B. Dresdner Bank und Commerzbank) und deshalb die Bankverbindung nicht mehr existieren muss.
  8. Prüfen Sie die Schnittstellen Ihrer Finanzbuchhaltung bzw. Ihres Rechnungswesens zu anderen Modulen (z.B. Lohn & Gehaltsabrechnung, Warenwirtschaft, CRM, Webshop usw.). Wie aktuell ist das Datenformat, das hierbei übergeben wird? Sind die Schnittstellen in der Lage, vollständig die für SEPA notwendigen Daten zu übertragen. Teilweise verwenden fremde Programme, die an Office Line und Classic Line Daten übergeben, mehr als zehn Jahre alte Schnittstellenbeschreibungen. Diese sind nicht SEPA-fähig. Hier muss der Hersteller des fremden Programms Anpassungen vornehmen. Das kann Sage Software nicht übernehmen.
  9. Beachten Sie bitte auch, dass der Verwendungszweck mit SEPA nur noch 140 Zeichen lang ist. Das ist weniger als was bisher möglich war. Sie können sich nun aber darauf verlassen, dass die 140 Zeichen in ganz Europa von den Banken weitergeleitet werden. Wer viel Information per Verwendungszweck bisher übermittelt hat, muss sich nun ggfls. einschränken.

Hinweis: Am 1.2.2014 tritt SEPA in Kraft. Warten Sie nicht bis zum letzten Tag mit der Vorbereitung. Testen Sie rechtzeitig alle relevanten Zahlungsläufe in Ihrem Unternehmen. Für inländische Überweisungen benötigen Sie ab 1.2.2014 die BIC nicht mehr („IBAN only“). Für Überweisungen ins Ausland ist die BIC noch bis zum 1.2.2016 notwendig.

Die Lastschrift ist mehr reglementiert

Die Tipps für die SEPA-Überweisungen gelten natürlich auch für all jene, die zusätzlich Lastschriften bei Ihrer Bank einreichen. Ihnen muss aber auch gesagt werden, dass das Verfahren für die Ausführung der Lastschriften stärker als bisher reglementiert worden ist. Das liegt an einer Änderung des Kreditwirtschaftsgesetzes, das den Banken vorschreibt, den Prozess zur Ausübung der Lastschriften durch ihre Kunden stärker als bisher zu überwachen. Rechnen Sie also bitte damit, dass Ihre Bank Ihnen mehr Auflagen machen wird, wenn Sie künftig Lastschriften einreichen. Hier die Tipps für Lastschrifteinreicher:

  1. Sprechen Sie unbedingt mit Ihrer Bank.
  2. Beantragen Sie auf der Webseite der Deutschen Bundesbank eine Gläubiger-ID für Ihr Unternehmen.
  3. Bestehende schriftliche Vereinbarungen für Lastschriften und Einzugsermächtigungen können in SEPA-Basis-Mandate umgewandelt werden. Das hat der deutsche Gesetzgeber im SEPA-Begleitgesetz so geregelt. Sie müssen lediglich Ihre Kunden hierüber informieren. Wurde ein schriftliches Mandat digitalisiert (eingescannt) ist das auch in Ordnung. Mündliche Absprachen oder Vereinbarungen per E-Mail sind neu einzuholen, auch wenn sie schon viele Jahre existieren und nie beanstandet wurden. Prüfen Sie also alle Lastschrift-Vereinbarungen, ob Sie Ihnen formgerecht vorliegen.
  4. Neben der SEPA-Basis-Lastschrift gibt es die Firmen-Lastschrift. Sie ist vergleichbar mit dem bisherigen Abbuchungsauftrag. Für dieses Verfahren müssen Sie neue Mandate einholen. Es gibt drei wesentliche Unterschiede zum SEPA-Basis-Lastschrift: 1) Firmen-Mandate dürfen nur zwischen Unternehmen abgeschlossen werden. 2) Die Abbuchung kann nach Ausführung nicht rückgängig gemacht werden. Ein Widerruf einer Firmen-Lastschrift gilt erst ab der folgenden. 3) Eine verkürzte Einlieferungszeit.
  5. Für jedes SEPA-Lastschriftmandat müssen Sie eine eindeutige Mandatsreferenz vergeben. Office Line und Classic Line beinhalten eine Mandatsverwaltung, die Sie dabei unterstützt.
  6. Teilen Sie Ihren Schuldnern Ihre Gläubiger-ID und die individuelle Mandatsreferenz mit bevor Sie die erste Lastschrift ausführen. Die Form, in der Sie das tun, ist Ihnen freigestellt (Brief, Fax oder E-Mail).
  7. Legen Sie den Zeitpunkt fest, zu dem Sie mit SEPA-Lastschriften beginnen wollen. Teilen Sie dies Ihren Schuldnern mit. Sie können nach und nach Ihre Kunden in das SEPA-Lastschriftverfahren aufnehmen. Pro Schuldner ist einstellbar, ob das bisherige oder das neue Verfahren genutzt werden soll.
  8. Betreiben Sie einen Webshop, dürfen Sie Kunden nur dann die Zahlungsart „Lastschrift“ anbieten, wenn sie ein schriftliches Mandat des Kunden vorliegen haben. Ad hoc erteilte Lastschriften gehören damit ab 1.2.2014 der Vergangenheit an. Ob es bis dahin eine andere Möglichkeit gibt, E-Mandate im Internet zu erteilen, ist aktuell nicht abzusehen.
  9. Beachten Sie, dass SEPA-Mandate künftig verfallen, wenn Sie mehr als 36 Monate nicht genutzt worden sind. Die Mandatsverwaltung von Office Line und Classic Line beachten diese Frist.
  10. Definieren Sie den Ablauf der sogenannten Pre-Notification, d.h. die Vorabankündigung der SEPA-Lastschrift. Diese ist künftig vorgeschrieben, wobei wie bisher die Mitteilung per Rechnung oder Vertrag im Voraus mitgeteilt werden kann. Auch die Form der Pre-Notification ist Ihnen freigestellt (Brief, Fax oder E-Mail). Beachten Sie, dass die Pre-Notification mindestens 14 Tage vor Ausführung dem Kunden vorliegen muss, außer Sie vereinbaren eine kürzere Frist.
  11. Die Pre-Notification muss mindestens vier Informationen für den Kunden beinhalten: a) Ihre Gläubiger-ID, Ihre Mandatsreferenz, den zur Lastschrift fälligen Betrag und das Datum der Ausführung. Wird die Lastschrift nicht am genannten Datum ausgeführt, müssen Sie erneut eine Pre-Notification des Kunden vornehmen.
  12. Sorgen Sie dafür, dass die SEPA-Lastschrift rechtzeitig der Bank eingereicht wird. Bei einer Ersteinreichung einer SEPA-Basis-Lastschrift muss sie fünf Tage vorher bei der Bank eingehen. Wiederholungslastschriften müssen zwei Tage zuvor eingereicht sein. Bei Firmen-Lastschriften haben Sie einen Vorlauf von einem Tag. Ab dem 1.11.2013 gibt es voraussichtlich eine Verkürzung der Frist auf einen Tag auch für Basis-Lastschriften. Allerdings müssen Sie dann die Uhrzeit beachten, bis zu der die Einlieferung erfolgt sein muss.
  13. Die Widerspruchfrist für die SEPA-Basis-Lastschrift beträgt acht Wochen und ist damit um zwei Wochen gegenüber Heute verlängert. Wird die SEPA-Lastschrift nicht form- und fristgerecht ausgeführt, hat der Kunde das Recht, sich sein Geld bis zu 13 Monate nach Ausführung wieder zurück zu holen. Daher sollten Sie die Regeln für die Ausübung der SEPA-Lastschrift sehr genau beachten. Nur bei der SEPA-Firmen-Lastschrift gibt es keine Möglichkeit, den Betrag zurück zu buchen – allerdings nur, wenn Sie die Form und die Fristen eingehalten haben.
  14. Beachten Sie bitte auch, dass die SEPA-Lastschrift ausschließlich beleglos ausgeführt wird. Nur bei der SEPA-Überweisung gibt es noch den klassischen Überweisungsträger.
  15. Rückgaben von SEPA-Lastschriften beinhalten Ihre Referenznummer unter der Sie die Lastschrift eingereicht haben. So kann der Vorgang schnell identifiziert werden, der zur Rückgabe führte.
Wie Sie sehen, ist insbesondere das Lastschriftverfahren wesentlich komplexer gegenüber bisher. Daher ist eine intensive Vorbereitung auf die SEPA-Umstellung zum 1.2.2014 für jedes Unternehmen fast schon überlebensnotwendig. Sage Software hat seine Produkte rechtzeitig auf den neuen Zahlungsverkehr vorbereitet. In älteren Versionen unserer Produkte, die nicht mehr unter Wartung stehen, können wir diese Funktionen nicht umsetzen. Daher starten Sie rechtzeitig ein SEPA-Projekt in Ihrem Unternehmen, damit Sie ggfls. eine Aktualisierung Ihrer Software vornehmen können.

Quelle: www.sage-kundenwelt.de

Anmeldeformular: TyreLine Workshop

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Der Workshop finden am 09.07. und 12.09 statt. jeweils von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr.
09.07.2013 / 09:00 - 17:00 Uhr
12.09..2013 / 09:00 - 17:00 Uhr

Zusätzliche Informationen